Hoe komt het papieren bouwdossier van de gemeente uiteindelijk voor de bezoeker op de website beschikbaar? 

Als de papieren dossiers door de gemeente bij het Waterlands Archief zijn gebracht, is onze depotmedewerker de eerste die alle dossiers door zijn handen laat gaan. Hij maakt ze scan klaar door elk dossier in dezelfde volgorde te leggen. Hierbij maakt hij gebruik van placeholders voor elke nieuw document zoals aanvraag, tekening, vergunning. Dit is een A4 vel met een barcode die het scanbedrijf kan uitlezen waardoor men weet om welk document het gaat.

Daarna worden de bouwdossiers per transport overgebracht naar het scanbedrijf. Zij maken de digitale scans klaar op verschillende soorten scanners met goede camera’s.

Als de bestanden klaar zijn, komen ze terug.  Het Waterlands Archief controleert of de aantallen kloppen door middel van steekproeven. Een technisch consultant kijkt met testkaartjes of er allerlei technische aanpassingen goed zijn gedaan. Is er geen overbelichting opgetreden bijvoorbeeld? De lichtste potloodstreken moeten nog zichtbaar zijn.

Als beide controles gereed zijn, worden de bestanden met een mooi woord ge-ingest in het e-depot. Onze functioneel beheerder geeft de digitale bestanden een plekje in ons digitale depot. En uiteindelijk worden deze gepubliceerd op de website. Bouwtekeningen zijn standaard in te zien, andere documenten zoals aanvraag en vergunning niet. Dit vanwege de persoonsgegevens die erop staan en vanuit privacy niet zomaar vrijgegeven mogen worden.