Inleiding

Het Waterlands Archief (WA) vormt het expertisecentrum voor (digitale) archieven voor de aangesloten gemeenten. In een informatielandschap dat zich constant ontwikkelt, komen vragen rondom informatiebeheer op. Als toezichthouder op de niet-overgebrachte archieven biedt het WA producten en diensten aan die gemeenten helpen grip te krijgen op hun (digitale) informatie. Op die manier kunnen ze aan de wettelijk gestelde eisen voldoen én informatie beter en efficiënter toegankelijk maken voor medewerkers en inwoners. In deze catalogus staan de producten en diensten die het WA aanbiedt overzichtelijk weergegeven.

Producten en diensten

Producten

Overzicht veranderende wet- en regelgeving

Veranderende en nieuwe wet- en regelgeving als de nieuwe Archiefwet, AVG en Wet open overheid hebben gevolgen voor informatiebeheer. Hoe verhouden die wetten zich tot elkaar? Wat zijn de gevolgen? Welke acties vergen ze van informatiebeheerders? Het WA gaat in op deze vragen tijdens regiobijeenkomsten. Op die manier blijven gemeenten up to date over de veranderingen en kunnen ze op tijd actie ondernemen om in control te raken.

Model handboek vervanging

Art. 7 van de Archiefwet (1995) biedt zorgdragers de mogelijkheid archiefbescheiden te vervangen door reproducties. In art. 26b van de Archiefregeling worden de aspecten van het vervangingsproces benoemd. Met een model handboek vervanging biedt het WA gemeenten een handvat om het vervangingsproces voor hun eigen organisatie uit te werken.

Aansluitvoorwaarden overbrenging 

Archieven moeten in goede, geordende en toegankelijk staat gebracht worden. Om dit te realiseren stelt het WA een lijst met voorwaarden ter beschikking. Aan de hand van deze voorwaarden kunnen gemeenten zich voorbereiden op een soepele overbrenging. 

Model metadataschema voor overbrenging

Naast het ordenen van dossiers en zaken moeten ook de bijbehorende metadata op orde zijn bij het overbrengen van archieven. Het WA biedt gemeenten een model metadataschema waarmee een mapping gemaakt kan worden tussen de metadata van te bewaren archief in het bronsysteem en het e-depot.

Richtlijn migratie en conversie archiefbescheiden

Gemeenten genereren en verwerven steeds meer digitale gegevens. Deze kunnen om verschillende redenen gemigreerd of geconverteerd worden. Art. 25 lid 1 van de Archiefregeling beschrijft de voorwaarden voor migratie en conversie. Lid 2 schrijft voor dat zorgdragers tevens een verklaring van migratie of conversie op moeten stellen. Met de richtlijn biedt het WA gemeenten een handvat om te bepalen of migratie of conversie voor hun organisatie van toepassing is. Daarnaast biedt het WA met de richtlijn ook een model verklaring voor migratie of conversie aan.

Model hotspot monitor

Hotspots zijn bedoeld om bijzondere gebeurtenissen waarbij overheidshandelen en de samenleving elkaar intens raken veilig te stellen als cultuur-historische informatie. Veel overheidsinformatie kan op basis van selectielijsten vernietigd worden. Daarnaast wordt particuliere informatie in de regel niet verworven. Om ervoor te zorgen dat cultuur-historische informatie toch bewaard blijft, kunnen hotspots vastgesteld worden. 

Art. 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit omschrijft criteria op basis waarvan archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging daarvan uitgezonderd kunnen worden. Het WA biedt een model hotspot monitor aan waarmee gemeenten deze criteria voor hun  eigen organisatie uit kunnen werken. Ook stelt het WA een gezamenlijke referentie hotspot lijst op voor de regio.

Model vernietigingslijst

Selectielijsten vormen de basis voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden. Art. 5 van de Archiefwet (1995) schrijft voor dat zorgdragers verplicht zijn selectielijsten te ontwerpen waarin ten minste aangegeven wordt welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. 
In art. 2 t/m 5 van het Archiefbesluit worden de vereisten voor het ontwerpen van een selectielijst uitgewerkt. Deze vormt de basis voor de op te stellen vernietigingslijst. Het WA biedt een model vernietigingslijst aan als handvat waarmee gemeenten de vereisten uit kunnen werken voor hun eigen organisatie.

 

Diensten

Overzichten te bewaren archiefbescheiden

Art. 5 lid 1 van de Archiefwet (1995) schrijft voor dat zorgdragers verplicht zijn selectielijsten te ontwerpen waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. In deze zogenoemde selectielijsten staan de categorieën van vernietiging benoemd inclusief de vernietigingstermijnen. 
Een dergelijke lijst biedt zorgdragers enerzijds inzicht in hun te bewaren archief en archiefinstellingen anderzijds een overzicht van de bescheiden die ze in beheer gaan nemen.

Wat bieden wij?
  • Advies en begeleiding bij de inventarisatie van te bewaren archiefbescheiden binnen de organisatie
  • Advies en begeleiding bij het schonen en ordenen van te bewaren archiefbescheiden binnen de organisatie
  • Advies en begeleiding bij het opstellen van overzichten van te bewaren archiefbescheiden
  • Controle  van de vernietigingslist voordat toestemming voor vernietigen wordt gegeven
  • Advies en begeleiding bij verwerven particuliere archieven ten behoeve van de hotspot monitor

Geordend overzicht  / functionele eisen 

Bij de aanschaf en / of inrichting van systemen speelt het formuleren van functionele eisen een belangrijke rol. Deze eisen bepalen wat een systeem wel of niet kan bij de ingebruikname. 
Vanuit een het perspectief van de archivering kan bij de inrichting al rekening gehouden worden met ontwerpkeuzes die bijdragen aan beter informatiebeheer. Denk hierbij aan eisen over de structuur, verschijningsvormen en het gedrag van digitale archiefbescheiden. 

Wat bieden wij?
  • Advies bij inventarisatie digitale archiefbescheiden binnen de organisatie
  • Advies en begeleiding bij het opstellen van functionele eisen bij de aanschaf en / of inrichting van systemen

Overbrengen databases

Zorgdragers zijn steeds meer data gaan verzamelen voor bijvoorbeeld onderzoek of om datagestuurd te werken. De data opgeslagen in databases kunnen in aanmerking komen voor blijvende bewaring.

Wat bieden wij?
  • Inventarisatie databases
  • Advies en begeleiding ordenen data
  • Advies en begeleiding duurzaam toegankelijk maken database

Metagegevensschema

Art. 19 van de Archiefregeling (2014) schrijft voor dat zorgdragers een metagegevensschema vast moeten leggen als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006. In dit schema worden de structuur en onderlinge relaties tussen informatieobjecten vastgelegd. Op die manier wordt bijgedragen aan de toegankelijkheid van informatie.

Wat bieden wij?
  • Inventarisatie metagegevens en informatieobjecten in systemen
  • Advies en begeleiding opstellen metagegevensschema

Metagegevens op orde

Metagegevens spelen een belangrijke rol bij de toegankelijkheid van informatie. Denk hierbij aan de vindbaarheid van informatie binnen systemen. Maar ook voor het behoud van de authenticiteit en integriteit van informatie. 
Voor een soepele overbrenging van digitale of gedigitaliseerde archieven naar het e-depot van het Waterlands Archief, is het van belang dat de metagegevens op orde zijn. Op die manier blijven de archieven toegankelijk voor nu én in de toekomst (duurzaam toegankelijk).

Wat bieden wij?
  • Inventarisatie metagegevens en informatieobjecten in het systeem
  • Format voor de aan te leveren metagegevens, inclusief eventueel benodigde herstelwerkzaamheden
  • Advies en begeleiding opstellen metagegevensschema

Vervanging

Veel zorgdragers zijn de afgelopen jaren digitaal gaan werken. Tegelijkertijd kampen ze met (restanten) papieren of hybride archieven. Gezien het gemak van digitale archiefbescheiden en de ruimtebesparing, kiezen steeds meer zorgdragers ervoor hun papier bescheiden te vervangen.

Wat bieden wij?
  • Advies en begeleiding bij inventarisatie te vervangen archiefbescheiden
  • Advies en begeleiding ordenen papieren archiefbescheiden
  • Advies en begeleiding opstellen handboek vervanging
  • Advies en begeleiding uitvoer vervangingstraject

Beoordelen handboek vervanging

Art. 7 van de Archiefwet (1995) schrijft voor dat zorgdragers archiefbescheiden mogen vervangen door reproducties. In het handboek vervanging wordt vastgelegd hoe het vervangingsproces ingericht is. 

Wat bieden wij?
  • Advies en begeleiding bij het opstellen van het handboek vervanging
  • Beoordeling van het handboek vervanging

Inspecties 

Art. 6.2 van de Archiefwet (2020) schrijft voor dat het record management van de gemeenten regelmatig geïnspecteerd moet worden. Wij voeren deze inspecties uit.

Wat bieden wij?
  • Een volledige inspectie elke twee jaar gebaseerd op de KPI’s van de VNG
  • Inspectierapport ter aanbieding aan de Provincie en het College B&W
  • Tussengesprek in de jaren waarin geen inspectie wordt uitgevoerd om voortgang en uitdagingen inzichtelijk te maken
  • Advies en begeleiding bij het uitwerken van vervolgstappen naar aanleiding van inspectierapporten 

Download dit artikel (PDF)