Zoeken door alles
Zoeken door alles

Project Digitalisering van de bouwdossiers

Voorbereidingen zijn gestart

Dit najaar start het Waterlands Archief met een 4-jarig traject om de bouw- en omgevingsvergunningen van aangesloten gemeenten te digitaliseren. Deze worden uiteindelijk in ons gloednieuwe e-depot geplaatst. Maar voordat het zo ver is, moet er nog heel wat gebeuren!

Om de dossiers te kunnen digitaliseren, moeten ze eerst scanklaar worden gemaakt. Dit houdt in dat de dossiers op een goede manier geordend moeten worden zodat er digitale bestanden van gemaakt kunnen worden. Deze bestanden worden vervolgens voorzien van metagegegevens1 . Op die manier zijn ze straks goed vindbaar. Afgelopen zomer is archiefmedewerker Frank Stootman gestart met het scanklaar maken de dossiers. Hier volgt een kort interview:

Frank, kun jij ons vertellen wat jouw werk inhoudt?

‘Sinds 1 augustus ben ik bij het Waterlands Archief bezig met de voorbereidingswerkzaamheden voor de digitalisering van de bouwvergunningen. Ik kende de organisatie al omdat ik er al een paar jaar als vrijwilliger heb gewerkt. Daarbij heb ik ervaring opgedaan met archiefwerkzaamheden. Ik kreeg toen ook de kans om een opleiding in archiefbeheer te volgen; die heb ik inmiddels afgerond.

De werkzaamheden houden in dat ik de dossiers op een logische en gestandaardiseerde manier indeel, zodat deze later, na het scannen, goed terug te vinden zijn in het e-depot. Middels inlegvellen met barcodes maak ik de dossiers klaar voor het scanbedrijf’.  

Waar loop je zoal tegenaan in jouw werk?

‘We zijn nu bezig met het eerste te digitaliseren archiefblok en dit geldt dus als een pilot. Natuurlijk loop je dan tegen een aantal problemen op. Je kan wel standaardiseren, maar geen dossier is standaard. Ik houd dan ook precies bij welke zaken mij opvallen. Te denken valt hierbij aan ontbrekende dossiers, overlap tussen dossiers, ingetrokken aanvragen die eventueel vernietigbaar zijn, en documenten waarvoor je geen logisch inlegvel hebt’.

Sinds de start van zijn werkzaamheden heeft Frank al aardig wat dossiers gelicht. Geen dossier is hetzelfde, er duikt altijd wel wat op waar van tevoren geen rekening mee was gehouden. Dat is goed te zien in de overzichten die Frank bijhoudt omtrent bijzonderheden die hij tegenkomt.

‘Hopelijk kunnen we de voorbereidingswerkzaamheden van dit archiefblok deze maand afronden en deze naar het scanbedrijf verzenden’.

We kijken er, met Frank, naar uit en houden u van tijd tot tijd op de hoogte van de vorderingen!
___________

1 Metagegevens zijn gegevens over gegevens. Ze geven o.a. informatie over de inhoud, context en het beheer van archiefstukken door de tijd weer.