Zoeken door alles
Zoeken door alles

Verslag regiobijeenkomst e-Depot

Op maandag 25 november 2019 vond de laatste regiobijeenkomst van het jaar plaats. Deze stond in het teken van de overbrenging van digitale archieven naar een e-Depot. Hoe ziet het e-Depot eruit? Welke mogelijkheden biedt het e-Depot? Hoe worden digitale dossiers straks geraadpleegd? Vragen waar het Waterlands Archief (WA) het gesprek over aanging.

Aanleiding

Gemeenten in onze regio zijn de afgelopen jaren steeds meer digitaal gaan werken. Deze omslag heeft ertoe geleid van het WA, als aangewezen archiefbewaarplaats, gewerkt heeft aan het beschikbaar stellen van een voorziening voor digitale archieven, het e-Depot. Om gemeenten zo goed mogelijk in te lichten over de mogelijkheden, uitdagingen en ervaringen uit te wisselen, is deze regiobijeenkomst georganiseerd.

Voor 25 november waren sprekers van het Noord-Hollands Archief (NHA) en De Ree Archiefsystemen uitgenodigd. Het NHA ging in op hun ervaring met de e-depotvoorziening (Preservica) zoals deze door het Nationaal Archief aangeboden wordt. Het WA neemt haar e-depotvoorziening af bij De Ree. Een consultant van De Ree was aanwezig om de werking van deze voorziening toe te lichten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Roomyla Choenni (programmamanager NHA) – ervaring met Preservica

Als regionaal historisch centrum (RHC) brengt het NHA rijksarchieven uit de provincie Noord-Holland over naar landelijk e-Depot, aangeboden door het Nationaal Archief. In eerste instantie was deze voorziening een totaaloplossing. Dit houdt in dat de overbrenging van ingest tot toegang en digitale preservering voorzien zou worden. Vanwege de herziene taken van het Nationaal Archief wordt momenteel enkel voorzien in de ingest en preservering.

De praktijk wijst uit dat het NHA, met de huidige landelijke e-depotvoorziening, de aangesloten gemeenten en organisaties niet optimaal kan bedienen. Om haar taak als RHC zo goed mogelijk te kunnen vervullen en tegelijkertijd in te spelen op de wensen aangesloten gemeenten, heeft het NHA besloten een tweesporenbeleid te volgen. Hierbij wordt voor het archiveren van rijksarchieven gebruikgemaakt van de landelijke e-depotvoorziening. Om gemeenten optimaler te bedienen, bouwt het NHA aan een eigen e-depotvoorziening. Hiervoor wordt het volgende o.a. verkend:

preserveringsvoorziening om zelf meer grip te hebben over het preservingsproces. Hierbij wordt met name gekeken naar Open Source voorzieningen, zodat het NHA niet afhankelijk is van leveranciers;

hybride archiveren. De afgelopen jaren zijn steeds meer gemeenten digitaal gaan werken. Dit was een geleidelijk proces waarbij naast digitale ook papieren dossiervorming plaatsvond. Het resultaat: hybride archieven. Het NHA verkend mogelijkheden voor hybride archivering. Het doel is om o.b.v. lessons learned een handreiking op te stellen;

uitplaatsing. Een wens die bij veel gemeenten leeft. Binnen de huidige landelijke e-depotvoorziening wordt hier geen mogelijkheid voor geboden. Het NHA is met marktpartijen aan het verkennen of/hoe hier een voorziening voor geboden kan worden.

Bekijk hier de presentatie van Roomyla.

Karel Engbers (consultant De Ree) – archieven in het e-Depot

Met de e-depotvoorziening die het WA afneemt bij De Ree wordt gemeenten een totaaloplossing geboden. Hierbij wordt het overbrengingsproces van ingest tot toegang en preserving geborgd in de modules van De Ree. 

De opname van digitale archieven in het e-Depot van De Ree wordt mogelijk gemaakt door MAIS-Ingest (zie afbeelding hierboven). In deze module worden informatieobjecten en hun metadata via een export uit het DMS/vakapplicatie van de gemeente opgenomen. Tijdens de ingest worden twee stappen doorlopen:

1. de pre-ingest, waarbij bepaald wordt welk verwerkingsmodel en -stappen doorlopen worden. Het gaat hierbij om keuzes over geaccepteerde bestandsformaten, standaarden voor de metadata, veiligheids- en virusscans etc.;

2. de ingest, waarbij het digitale archief (informatieobjecten en metadata) ingelezen wordt. Daarnaast worden de archieven overgebracht naar de Digitale Duurzame Opslag, geregistreerd in MAIS-Flexis en vindt de koppeling tussen de informatieobjecten en metadata plaats. 

Na de ingest is via MAIS-Flexis een toegang beschikbaar. Via deze toegang kan de vakafdeling informatieobjecten raadplegen d.m.v. toegekende autorisaties. Daarnaast wordt voor overgebrachte archieven ook een toegang voor het publiek verzorgd. Deze is via MAIS-(M)DWS te raadplegen op de website van het WA.

Bekijk hier de presentatie van Karel.