Om archiefvormers uit de regio Waterland te begeleiden naar een succesvolle aansluiting op het e-Depot, heeft het Waterlands Archief (WA) een stappenplan opgesteld. In dit document worden de processtappen voor de aansluiting toegelicht.

Schematische weergave van het stappenplan

1. Intakegesprek   

Wanneer de contactpersoon bij de archiefvormer te kennen geeft een digitaal archief over te willen dragen, vindt een intakegesprek plaats met de Adviseur Digitale informatievoorziening (ADI) van het WA. Tijdens dit gesprek worden de ambities en verwachtingen van de archiefvormer besproken en het proces van overbrenging nader toegelicht. Daarnaast vindt een eerste analyse van het over te brengen archief. Tot slot worden afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden, aan te leveren (ondertekende) documenten en (contact)informatie.

2. Projectteam en taken
De ADI vormt een projectteam met specialisten voor de overbrenging en plant een kick-off. Met als doel het beleggen van de processtappen en de uit te voeren taken.

3. Planning en resultaatafspraak
De planning wordt belegd door de ADI. Daarnaast wordt een resultaatafspraak gemaakt: realisatie van de overbrenging binnen de daarvoor afgesproken planning. Alle leden van het projectteam conformeren zich aan deze planning en zetten zich in om het afgesproken resultaat te behalen. 

4. Scan, metadata en structuur
Het over te brengen archief wordt verder geanalyseerd d.m.v. een scan. Hiervoor heeft de contactpersoon een zelfevaluatieformulier ingevuld. Het projectteam bepaalt of openbaarheidsbepalingen van toepassing (kunnen) zijn, er versleutelde bestanden zijn en of het archief voldoet aan de Richtlijn digitaal archiveren van het WA. 

5. Test-ingest 
Om te bepalen of het archief opgenomen kan worden in het e-Depot, wordt een test-ingest uitgevoerd. Hiervoor wordt een representatieve selectie van het totaal over te brengen archief gemaakt. Deze wordt overgebracht in de digitale werkplaats van het e-Depot. Resultaten van de test-ingest bepalen of aanvullende acties nodig zijn voor de daadwerkelijke overbrenging. 

De test-ingest bestaat uit de volgende stappen:
I. Selectie archiefmateriaal (testset). Een testset en een .xml, waarin de mapping en eventuele aanpassingen/omzettingen van de metadata opgenomen zijn, worden aangemaakt.
II. Transport archiefmateriaal. De testset wordt overgebracht naar de digitale werkplaats (ontvangst- en verwerkingsruimte) van het e-Depot. Het transport gebeurt volgens de procedure van overname.
III. Controle testset. Tot slot controleert het projectteam of de informatieobjecten uit de testset in goede, geordende en toegankelijke staat overgebracht zijn. De ADI documenteert de bevindingen.

6. Evaluatie
Bevindingen uit de test-ingest worden besproken met de contactpersoon. Verloopt de test-ingest zonder fouten, dan wordt overgegaan tot de ingest van het totale archief (stap 7).

Als de test-ingest niet succesvol verloopt, zijn aanpassingen nodig. Hiervoor wordt een planning gemaakt en de verantwoordelijkheden en taken belegd. Na de uitvoer van de aanpassing, wordt de test-ingest loop opnieuw doorlopen.

7. Ingest totale archief 
Bij de daadwerkelijke overbrenging worden alle informatieobjecten en bijbehorende metadata (inclusief ISIL-code) opgenomen in de digitale werkplaats. Hierna vindt een controle op het archief plaats. Als de ingest zonder fouten verloopt, wordt overgegaan tot stap 8.

Bij constatering van fouten, wordt een planning gemaakt voor aanpassingen en verantwoordelijkheden en taken belegd. De ingest wordt opnieuw uitgevoerd vanaf stap 5.

8. Goede, geordende en toegankelijke staat
Het projectteam beoordeelt of het archief in goede, geordende en toegankelijke in het beheersysteem (MAIS-Flexis) staat.

9. Formele afronding
Als de contactpersoon tevreden is met de overbrenging, wordt de verklaring van overbrenging ondertekend. Daarop worden afspraken gemaakt over de feitelijke verwijdering van de informatieobjecten uit de applicatie(s) van de archiefvormer.

10. Eindgesprek
Tot slot evalueert de ADI het proces van overbrenging met de contactpersoon in een eindgesprek.