Van handreiking WABO-DIV tot handreiking DUTO Omgevingswet

Op donderdag 11 november organiseerde het Waterlands Archief alweer de laatste regiobijeenkomst van 2021. Deze stond in het teken van de nieuwe handreiking voor de Omgevingswet. In de Nieuwenhuijzenzaal – ja, op de valreep mocht de bijeenkomst nog fysiek doorgaan – kwamen informatieprofessionals van de aangesloten gemeenten bijeen.

De bijeenkomst richtte zich op een toelichting op de nieuwe handreiking, maar er was ook aandacht voor de rol die het archief voor zichzelf ziet in het kader van deze ontwikkeling. Ben de Jong – zelfstandig adviseur informatiemanagement (o.a. werkzaam voor gemeente Utrecht en Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht) – trapte de bijeenkomst af met een chronologisch overzicht vanaf het VIVO-rapport tot aan de publicatie van de handreiking DUTO Omgevingswet. Een terugkerend aandachtspunt hierbij is de rol van ketenpartners en de manier waarop ze hun digitale informatie archiveren.

Uitgangpunten en basisregels

Een uitgangspunt bij deze samenwerking in de keten is dat zorgdragers verantwoordelijk zijn voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Om daar verder invulling aan te geven, is binnen het DSO een doelarchitectuur opgesteld. Voor een verdere concretisering hiervan zijn o.a. functionele eisen geformuleerd. Denk hierbij aan het toepassen van metadatastandaarden.

Ook in de nieuwe handreiking wordt zoveel mogelijk uitgegaan van het vooraf stellen van eisen of maken van afspraken. Daarbij worden een aantal basisprincipes gehanteerd. Een voorbeeld hiervan is het inventariseren van betrokken ketenpartners en het ‘by design’ inrichten van processen en afspraken. Door middel van checklists lichtte Ben toe hoe je hier een begin mee kunt maken.

Met deze kennis op zak werden de informatieprofessionals vervolgens aan het werk gezet. In kleine groepen gingen ze in op aandachtpunten met betrekking tot volledigheid en vindbaarheid en metadata in het kader van het maken van afspraken in de regio. 

Informatie duurzaam toegankelijk

Het verhaal van Ben kreeg vervolg met een toelichting van Roland – directeur / archivaris – op de visie van de veranderende rol van het Waterlands Archief in het kader van de ontwikkelingen rondom de Omgevingswet. Bij het realiseren van duurzaam toegankelijke digitale informatie wordt onderscheid gemaakt tussen beheer op de korte en lange termijn. Met dit onderscheid kunnen zoveel mogelijk adequate maatregelen genomen worden voor de duur dat informatie toegankelijk moet blijven. Voor de korte termijn is o.a. het toekennen van metadata van belang. Voor de lange termijn is aandacht voor o.a. bitpreservering en het gebruik van duurzame bestandsformaten essentieel.
Een ander punt dat aan de orde kwam tijdens de bijeenkomst was de vraag ‘waar’ de informatie duurzaam toegankelijk gemaakt moest worden. Daarbij is gekeken naar de ontwikkelingen in het kader van de nieuwe Archiefwet. Hierin wordt de mogelijkheid geboden om informatie bij de bron beschikbaar te houden – ook wel overbrenging zonder verplaatsing of bewaren bij de bron. Daarbij geldt dat informatie – ongeacht de plek – duurzaam toegankelijk gemaakt moet worden. Voor dynamische gegevenssets biedt dit met name een uitkomst, vanwege de complexiteit van de migratie en de doorlopende mutaties.

Rol van het Waterlands Archief

Te midden van deze ontwikkelingen ziet het Waterlands Archief vooral een adviserende rol voor zichzelf weggelegd. Daarbij gaat het erom om met de aangesloten gemeenten zoveel mogelijk vooraan in het proces – ‘by design’ – na te denken over maatregelen die de duurzame toegankelijkheid van informatie bevorderen. Denk hierbij aan het opstellen van een duurzame toegankelijkheidsstrategie. Maar daarnaast ook het aanbieden van diensten voor duurzame toegankelijkheid – zoals het begeleiden van vervroegde overbrenging of het realiseren van bewaren bij de bron.

Hier de presentaties zoals getoond tijdens de bijeenkomst:

Omgevingswet en duurzame digitale toegankelijkheid  (pdf)

Handreiking DUTO Omgevingswet - deel 1  (pdf)
Handreiking DUTO Omgevingswet - deel 2  (pdf)
Handreiking DUTO Omgevingswet - deel 3  (pdf)
Handreiking DUTO Omgevingswet - deel 4  (pdf)