Voor informatiemanagers van de aangesloten gemeenten

Op dinsdag 8 februari vond de eerste regiobijeenkomst van 2022 plaats. Deze stond in het teken van metadata. Samen met Rafaat Alebate (Ralebate Consultancy) en Iris Slegt (recordmanager Gemeente Purmerend) gingen informatieprofessionals van de aangesloten gemeenten in gesprek over draagvlak, implementatie en de standaard voor metadata.
Rafaat begon zijn presentatie met een schets van het archieflandschap en de bijbehorende ketenpartners en applicaties. Hiermee werd snel duidelijk dat metadata opvoeren of afdwingen in systemen niet op zichzelf staat. In het landschap is de gemeente dienstverlener voor verschillende partijen. Om de taken die daarbij horen goed uit te kunnen voeren, speelt goede, snelle en betrouwbare uitwisseling van en zoeken naar informatie een essentiële rol. Om daarbij te helpen is een standaard als het MDTO ontwikkeld.

Hoe om te gaan met de standaard?

Een belangrijke eerste stap voordat in de elementen van de MDTO-standaard gedoken wordt, is het bepalen van de scope. Waar wil je de standaard op toepassen? Begin je bij een applicatie of wil je juist een proces onder handen nemen? Hoe krijg je organisatie mee in het verhaal over metadata. Door middel van een stappenplan gaf Rafaat tips over hoe stil te staan bij deze aandachtspunten en werden voorbeelden aangehaald. Door deze punten vooraf te bespreken, wordt input verzameld om waarmee betere afwegingen gemaakt kunnen worden bij het bespreken van de specifieke elementen uit het MDTO. Daarnaast is die input ook belangrijk bij uitstippelen van een effectieve implementatie.

Metadata in de praktijk

Na een korte pauze was het woord aan Iris. Ze nam ons mee in de aanpak van de gemeente Purmerend voor het opstellen van hun metadataschema en het uiteindelijk vaststellen daarvan. De eerste stap was het vormen van een projectteam: externe consultant, recordmamagers van de gemeente en de adviseur van het Waterlands Archief. In die driehoeksverhouding is de metadatastandaard – toen nog TMLO – doorlopen. Naast voldoen aan het Archiefregeling en de KPI’s was een belangrijk doel voor de gemeente om met dit schema bij te dragen aan uniform werken. Hierdoor hoeven medewerkers minder handmatig metadata toe te voeren. Zo is bijvoorbeeld gekeken naar het inrichten van verplichte registratievelden en drop down menu’s met vaste waarden. De implementatie van het metadataschema pakt de gemeente stapsgewijs aan: eerst het zaaksysteem en DMS / RMA. Richting de toekomst moet dit voor de hele informatiehuishouding gaan gelden.

Bekijk hier de presentatie van Rafaat Alebate:  deel 1 - deel 2 - deel 3 (pdf)
Bekijk hier de presentatie van Iris Slegt (pdf)