Behoed voor slijtage, bewaard voor de eeuwigheid

Veruit de meest gevraagde archiefstukken bij het Waterlands Archief zijn bouwdossiers. Wie een huis wil kopen of verbouwen heeft daar vaak de bouwtekeningen van nodig. Van vrijwel ieder huis gebouwd (of verbouwd) sinds 1905 wordt een papieren bouwdossier bewaard: het bevat vaak de aanvraag voor een bouwvergunning met bouwtekeningen, en de bouwvergunning met eventuele voorwaarden die door de gemeente werd afgegeven. Voor de regio Waterland bewaart het Waterlands Archief die dossiers.

Particulieren, aannemers en ambtenaren van de aangesloten gemeenten (Purmerend, Edam-Volendam, Wormerland, Landsmeer en Waterland) vroegen deze bouwdossiers al zo vaak aan om de  te raadplegen dat het papier begon te slijten en te scheuren. Het werd hoog tijd voor maatregelen!

Voortgang digitalisering

In het najaar van 2019 startte het Waterlands Archief het digitaliseringsproject van de papieren bouwdossiers van de aangesloten gemeenten. Inmiddels werd maar liefst 525 strekkende meter bouwarchief gescand; daarvan is tot nu toe 200 meter via onze website digitaal beschikbaar gekomen. En er is nog veel meer op komst!

Voordat de dossiers online staan wordt achter de schermen een heel proces doorlopen. Zo worden voorafgaand aan het scannen de dossiers beschreven,  gesorteerd en geanalyseerd; na afloop worden de scans uitvoerig technisch gecontroleerd om te kijken of het dossier compleet gescand zijn, of alles op de scans staat en of ze scherp en niet over- of onderbelicht zijn. Dit laatste zou namelijk informatieverlies tot gevolg hebben. Omdat bouwtekeningen tot in de eeuwigheid bewaard blijven, eisen we van het scanbedrijf een hoge kwaliteitstandaard.

Interview

Twee medewerkers van het Waterlands Archief die alles kunnen vertellen over de ontwikkelingen van dit omvangrijke project zijn Frank en Edgar. Bij de start van het project keken we met Frank (medewerker beheer/depot) vooruit naar de pilot van het eerste blok te digitaliseren archiefblok (zie dit artikel). Nu blikken we met Frank en Edgar (functioneel beheerder e-depot) terug op wat er in de afgelopen 4 jaar is gerealiseerd. En wat dit betekent voor de (digitale) dienstverlening aan onze klanten.

Vraag: Frank en Edgar, wat hebben jullie in 4 jaar tijd gerealiseerd en geleerd van het project?
Edgar: We hebben nu bijna 20.000 bouwdossiers online staan en deze bevatten meer dan 31.000 individuele adressen. 
Frank: De gedigitaliseerde bestanden beslaan tot nu toe ongeveer 9,5 TB geheugen.
Edgar: We hebben vooral geleerd dat we het bij de benaming van bestanden simpel moeten houden. Ook om verwarring bij het scanbedrijf te voorkomen. Zo zijn de namen van tekeningen meer gestandaardiseerd. Voor kleine bouwdossiers staat er bij de toegang op de website gewoon “tekening” en bij grote bouwprojecten zijn de soorten tekeningen (bijvoorbeeld detailtekening of bestektekening) uitgesplitst. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en ook worden de te raadplegen bestanden niet te groot.

Vraag: Wat betekent dit voor de (online) dienstverlening? Zitten er nog beperkingen op inzage van stukken?
Edgar: Men kan gratis de bouwdossiers online inzien en downloaden op de website van het Waterlands Archief. Hiervoor hoef je dus niet meer naar de studiezaal te komen. In principe is een heel dossier openbaar, behalve de aanvragen en de besluiten (de verleende bouwvergunning), want hier staan persoonsgegevens in die vanwege de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) niet gepubliceerd mogen worden. Deze documenten kun je wel (digitaal) inzien in de studiezaal, maar over het algemeen is de klant meer geïnteresseerd in de bouwtekeningen, en die staan online. Een voordeel voor de klant is ook dat die geen geld meer kwijt is aan het laten kopiëren van bouwtekeningen, want die kunnen gewoon gedownload worden. En een bijkomend gevolg van het digitaliseren van de bouwvergunningen is dat er voorkomen wordt dat tekeningen (onherstelbare) schade oplopen door raadpleging of dat er tekeningen per ongeluk in een verkeerd dossier worden opgeborgen door klant of medewerker.
Frank: Er is al veel meer gescand dan er nu online staat. Alle controles van de gedigitaliseerde bestanden en het plaatsen in het E-depot daarvan kosten veel tijd. De reeds gescande documenten die nog niet online staan, kunnen we al wel digitaal versturen naar de klanten. Dit geldt ook voor de archiefblokken die bij het scanbedrijf staan en nog gescand moeten worden: deze kunnen we voorrang geven en laten “scannen op verzoek”. Je hoeft daarvoor dus niet meer naar onze studiezaal te reizen voor inzage. Scannen op verzoek van de overige blokken is overigens niet mogelijk.

Edgar: Onze gegevens worden steeds nauwkeuriger. In het verleden werden er vaak vergunningen afgegeven voor woningen zonder dat daar een adres bij werd vermeld. Het was nieuwbouw middenin een weiland waar nog geen straatnamen van bekend waren. De beschrijving was dan bijvoorbeeld: “bouw van 30 woningen”. Dan moest je het dossier uit depot halen om te controleren welke adressen daarbij hoorden. Dit zoeken we nu uit voordat de dossiers naar het scanbedrijf gaan. We bekijken de (situatie)tekeningen en vergelijken die met websites als Google Maps, Google Streetview of de BAG viewer (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) van het kadaster, om zo de bijbehorende adressen op te zoeken. Zo vullen we steeds meer gegevens aan. We hebben nu ook het publiek opgeroepen om straatnamen of huisnummers aan ons door te geven als die in (digitale) bouwdossiers nog ontbreken of verkeerd vermeld staan.

Vraag: Wat is voor jullie tot nu toe het mooiste resultaat van het project?
Edgar: Dat we nu bijna 100 jaar aan verleende bouwvergunningen van de gemeente Wormerland (en rechtsvoorgangers) online hebben staan!
Frank: Dat het digitale archief toegankelijker wordt met een betere en completere beschrijving van hetgeen online staat. Zoals het feit dat er steeds meer ontbrekende huisnummers bekend worden.  

Ook in 2024 gaan we door met het digitaliseren van de bouwdossiers. Op deze website kun je daarom steeds meer bouwarchieven online inzien! We houden je uiteraard op de hoogte.