Het Waterlands Archief (WA) vormt het expertisecentrum voor (digitale) archieven voor de aangesloten gemeenten. Wij ondersteunen onze zorgdragers bij hun informatiebeheer.
Dit doen wij onder andere door hen te voorzien van informatie die helpt om de (archief) processen juist uit te voeren.
Hieronder een overzicht van de beschikbare producten en documentatie:
Migratie en conversie
Wanneer hard- en software vervangen of vernieuwd worden, kan opgeslagen data worden geconverteerd of gemigreerd om de goede, geordende en toegankelijke staat ervan te waarborgen. Artikel 25 lid 1 van de Archiefregeling beschrijft de voorwaarden van migratie en conversie. Lid 2 schrijft voor dat zorgdragers ook een verklaring van migratie en conversie op moeten stellen. Deze link naar het stappenplan van het Noord-Hollands Archief geeft handvatten bij dit proces van migratie of conversie.
Vervanging
Artikel 7 van de Archiefwet (1995) biedt zorgdragers de mogelijkheid analoge archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. In artikel 26b van de Archiefregeling worden de aspecten van het vervangingsproces benoemd. Deze handreiking vervanging archiefbescheiden van het programma Archief 2020 geeft gemeenten een handvat om het vervangingsproces voor hun eigen organisatie uit te werken.
Overbrenging
Naast het ordenen van dossiers en zaken moeten ook de bijbehorende metadata op orde zijn bij het overbrengen van archieven. Het Nationaal Archief biedt gemeenten dit uitgebreide stappenplan voor een metagegevensschema op basis van MDTO. Zo kan een mapping gemaakt worden tussen de metagegevens van te bewaren archief in het bronsysteem en het e-depot. Bekijk ook de handreiking digitaal overbrengen in de praktijk van het Nationaal Archief.
Selectie en vernietiging
Selectielijsten vormen de basis voor het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden. Artikel 5 van de Archiefwet (1995) schrijft voor dat zorgdragers verplicht zijn selectielijsten te ontwerpen waarin ten minste aangegeven wordt welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.
In artikel 2 t/m 5 van de Archiefwet (1995) worden de vereisten voor het ontwerpen van een selectielijst uitgewerkt. Deze vormt de basis voor de op te stellen vernietigingslijst. Het WA verwijst naar deze model selectielijst van de VNG uit 2020 en bijbehorende handreiking als handvat waarmee gemeenten de vereisten uit kunnen werken voor hun organisatie.
Hotspot
Hotspots zijn bedoeld om bijzondere gebeurtenissen waarbij overheidshandelen en de samenleving elkaar intens raken veilig te stellen als cultuur-historische informatie.
Artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit omschrijft criteria op basis waarvan archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vernietiging daarvan uitgezonderd kunnen worden. Met deze handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (VNG) kunnen gemeenten de criteria voor hun eigen organisatie uitwerken. Ook toont het WA de individuele hotspot lijsten per gemeente en stelt een gezamenlijke refentie hotspot lijst op voor de regio volg hiervoor deze link.
Inspectie
Een wettelijke taak van het WA is dat er eenmaal in de twee jaar inspecties worden gehouden op het informatie- en archiefbeheer van de aangesloten gemeenten. Hiermee wordt gemeten in hoeverre een gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten uit de Archiefwet. Tussentijds worden hierover voortgangs- en themagesprekken gevoerd.
De archiefinspectie vindt plaats op basis van de kritische prestatie indicatoren (KPI’s) uit de handreiking van de VNG.
Vragen?
Heeft u nog vragen over archieftoezicht? Neem dan contact op met onze Inspecteur digitale informatievoorziening Rianne van de Wetering via
Voor advies over digitale ontwikkelingen zoals archivering en het e-depot kunt u contact opnemen met onze Adviseur digitale informatievoorziening Josephine Alta-Limburg via