Zoeken door alles
Zoeken door alles

Notarieel archief stukje bij beetje ontsloten

Al bijna 63 duizend namen ingevoerd 

Er zijn van die trouwe vrijwilligers, die al jarenlang rustig hun werk verzetten. Die iedere week hun jas ophangen in de studiezaal, de computer opstarten en beginnen met invoeren. En die zo stilaan een enorme klus klaren. Zo’n vrijwilliger is Brigitte Spaaij, die al bijna tien jaar bezig is met het ontsluiten van het notarieel archief van Purmerend.

Scanning
In april 2010 werd 7 strekkende meter ‘nieuw’ notarieel archief van Purmerend, over de jaren 1843 tot 1894, gescand. Nu de Bevolkingsregisters en de Doop-, trouw- en begraafregisters gedigitaliseerd waren (in 2007 en 2009), zag het Waterlands Archief het Notarieel archief als volgende waardevolle bron voor (met name voorouder-) onderzoek.

Aan de balie
Ondertussen had zich een potentiële vrijwilliger aan de balie gemeld. Brigitte Spaaij was net gepensioneerd, had een cursus Oud Schrift gevolgd bij Oscar Henar, oud-archivaris van het Waterlands Archief, en had net online haar hele stamboom uitgezocht. Daarbij was zij onder de indruk geraakt van wat vrijwilligers allemaal al hadden gedaan om de genealogische bronnen toegankelijk te maken. Zij wilde zich daar ook graag voor gaan inzetten!

Toen zij hoorde dat het archief bezig was met de digitalisering van het Notarieel archief, sprong haar hart op. Zij had 43 jaar, bijna haar hele werkzame leven, in het Notariaat gewerkt. “Wie zou beter dan ik kunnen helpen met het doorzoekbaar maken van de notariële akten? Ik kan de akten lezen, ik ken de taal die in het vakgebied wordt gebruikt, ik weet wat ik kan verwachten”, zo dacht zij zonder valse bescheidenheid.

Formulier ontwerpen
Om de scans doorzoekbaar te maken moest een formulier worden ontworpen waarmee vrijwilligers de gegevens van de notariële akten konden invoeren. De vakkennis van Brigitte werd aangewend bij het ontwerpen van dat formulier. Zij wist dat het voor onderzoekers belangrijk was dat álle namen die genoemd werden in de akte, zouden worden opgenomen in de database, niet alleen die van de comparanten (de personen aanwezig bij het opmaken van de akte). Maar de verwijzingen naar  de vele functionarissen die in iedere akte weer genoemd worden konden gerust worden weggelaten, zo wist zij: dat was puur wettelijk voorschrift, maar niet van belang voor genealogisch onderzoek.

Er werd door een werkgroep gekozen voor het invoeren van de volgende gegevens:
- soort akte (zoals testament, taxatie, boedelscheiding e.d.)
- korte inhoud van de akte
- voorkomende namen met hun rol in de akte
- het beroep van de genoemde personen
- kadastrale gegevens (als het om onroerend goed ging). 

Invoeren van de akten
Met een kleine groep vrijwilligers ging Brigitte aan de gang met het invoeren van de notariële akten. Al gauw bleek dat het invoeren volgens de gekozen werkwijze te moeilijk was en te veel tijd in beslag ging nemen. Want voor ‘leken’ bleek het erg lastig om de (150 jaar oude!) notariële akten te lezen en te interpreteren, vanwege de complexe, juridische taal. Daarom werd er na ongeveer een jaar ploeteren gekozen voor een vereenvoudigde invoer: niet langer hoefden de vrijwilligers een korte inhoud van de akte te noteren, en niet langer hoefden zij bij íedere persoon de functie in de akte te bepalen. Alleen namen, met direct bekende gegevens als ‘comparant’, ‘overleden’ of ‘minderjarige’ werden ingevoerd. Alles wat een onderzoeker verder wilde weten, kon hij/zij immers direct lezen in de notariële akte, die ook online kon worden gelezen.

   

Akte 154 uit 0698_28-29 (Notaris Johannes Cornelis van der Wolff Courrech - 1865-1866 Notariële akten): Links de zoekresultaten via Personen; rechts een van de scans van de akte: gedeelte van een boedelbeschrijving. Directe link, blader naar scan nummer 174.

Monnikenwerk
De vrijwilligersgroep van het Notarieel archief heeft jarenlang uit een klein en trouw, maar toch ook afnemend aantal leden bestaan. Brigitte heeft een groot deel van het invoerwerk voor haar rekening genomen. Ook heeft zij de akten die door andere leden van de projectgroep zijn ingevoerd, nauwgezet nagekeken en gecorrigeerd. We kunnen dus wel stellen dat zij iedere akte onder ogen heeft gehad. 

De laatste ‘jaren’ die nog moeten worden ingevoerd gaat Brigitte zelf afmaken. Dan zit haar titanenklus er op. Bijna 10.000 notariële akten hebben tot nu toe 63.000 namen opgeleverd. Nog een jaar, zo schat zij. “Dan ga ik echt met pensioen!”

Waarde van het notarieel archief
“Wat er leuk is aan het invoeren van het notarieel archief? Het is zo interessant! Je krijgt inzicht in het leven van die tijd en de maatschappelijke ontwikkelingen. Je kunt uit de akten afleiden wat er binnen een familie gebeurde. Omdat het een betrekkelijk klein gebied is leer je een flink aantal van de families kennen, wat ze hadden, wat ze deden. Ook vaak namen die je nu nog steeds tegenkomt in dit gebied. Je leest over het maken van een testament, soms vlak voor het moment van overlijden. Omdat daar kleine foefjes voor zijn weet ik vrijwel altijd of dat overlijden ook is gekomen of pas een aantal jaren later.

Vaak volg je dan in latere akten ook het afhandelen van de nalatenschap, omdat dat bijna altijd bij diezelfde notaris gebeurde. Je leest een vaak zéér gedetailleerde opsomming van de inboedel (van de exacte inhoud van de kleren- en linnenkast tot en met het laatste stuk oud gereedschap in de schuur) en verdere bezittingen en wat er daarna mee gebeurt. Soms de verkoop van het huis en/of de inboedel. Daaruit kun je dan weer je conclusies trekken over de verhoudingen binnen zo'n familie. En ook op andere gebieden kun je het wel en wee uit de aktes die je leest opmaken. Heel fascinerend!”

Bijna 10.000 notariële akten zijn nu ingevoerd. Zo'n 63.000 namen heeft dat opgeleverd. Plus beroepen, locaties, familieverbanden. Een zeer waardevolle schat wordt blootgelegd. Brigitte, ga alsjeblieft nog even door!