Documentatie en beeldmateriaal
Als u in het bezit bent van:
- een enkel los archiefstuk
- boeken, verenigingsorganen, clubbladen, publicaties etc.
- audiovisuele documenten: foto’s, dia‘s, films, video’s, geluidsopnamen, cd-rom’s etc.
en deze wilt overdragen aan het Waterlands Archief, dan kunt u via e-mail contact opnemen met Eveline de Boer, Beheerder Collecties:
Particuliere archieven
Het Waterlands Archief wil graag archieven opnemen die representatief zijn voor de geschiedenis van de regio Waterland (gemeenten Purmerend, Landsmeer, Waterland, Wormerland, Edam-Volendam). In combinatie met de archieven van de lagere overheden (gemeenten en waterschappen) stellen zij ons in staat een breder beeld te krijgen van het lokale en regionale verleden. Daarom bewaren we niet alleen archieven van verschillende overheden, maar ook van particulieren en particuliere instanties. Deze kunnen betrekking hebben op alle aspecten van de samenleving: nijverheid, handel, kerken, vakbonden, politiek, sport en cultuur. Het materiaal moet wel verband houden met het werkgebied van het Waterlands Archief.
Bent u in het bezit van een particulier archief van een kerkgenootschap, vereniging, bedrijf, stichting, familie e.d. en wilt u dit onderbrengen bij het Waterlands Archief, dan kunt u per e-mail contact opnemen met Rianne van de Wetering:
Voorwaarden voor schenking / bruikleen
Helaas kan niet elk archief worden opgenomen. Een archief dient aan een of meerdere van de hieronder genoemde voorwaarden te voldoen:
- Het materiaal is uniek;
- Er is bij het Waterlands Archief al een collectie aanwezig waaraan stukken kunnen worden toegevoegd;
- Het archief is van belang voor de lokale of regionale cultuurhistorie;
- Het archief is (grotendeels) openbaar en door het publiek te raadplegen;
- Uit het archief kan het handelen van de organisatie, een persoon of familie worden gereconstrueerd;
- Het archief is in grote lijnen toegankelijk.
Bewerking van het archiefmateriaal
Mocht uw archiefmateriaal een waardevolle aanwinst zijn voor de collectie van het Waterlands Archief dan zullen we in overleg met u treden over de werkzaamheden die we van u verwachten voordat het archief overgebracht kan worden naar onze archiefdepots, zoals: selectie, materiële verzorging, en de beschrijving van de stukken in een plaatsingslijst of inventaris.
Selecteren wil zeggen dat ‘overtollig’ materiaal verwijderd moet worden. De volgende stukken worden, indien aanwezig, vrijwel altijd opgenomen:
- Oprichtingsstukken, statuten, (huishoudelijke) reglementen
- Financiële overzichten, jaarbegrotingen, jaarrekeningen of financiële jaarverslagen, balansen, accountantsrapporten. Indien jaarbegrotingen en jaarrekeningen ontbreken dan komen kasboeken ook in aanmerking voor permanente bewaring.
- Bestuurssamenstelling en taakverdeling, notulen, verslagen
- Ledenlijsten
- Beleidsmatige zaken, werkwijzen, correspondentie
- Stukken met betrekking tot eigendommen
- Stukken over de taakuitvoering / activiteiten, bijv. toernooien, wedstrijdverslagen
Onbelangrijke stukken, zoals dubbele exemplaren, bankafschriften, giroboeken e.d. worden niet bewaard. De medewerker van het Waterlands Archief zal tijdens het bezoek uitleggen wat precies van u wordt verwacht.
Materieel verzorgen wil zeggen dat het materiaal is geschoond. Paperclips, nietjes e.d. dienen te zijn verwijderd en de stukken dienen stof- en schimmelvrij te zijn. Verder moeten de stukken zijn verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. Deze laatste worden door het Waterlands Archief verschaft.
Een plaatsingslijst is een beschrijving en nummering van het archiefmateriaal, een inventaris bevat tevens een systematische indeling van de beschrijvingen in rubrieken. De inleiding bevat een beknopte geschiedenis van de vereniging, het bedrijf of de familie waarvan het archief afkomstig is; gegevens dus over het ontstaan, de oprichters, degene die een grote rol hebben gespeeld bij een organisatie of instelling, de activiteiten, de ontwikkeling etc. Dit is belangrijke contextinformatie voor mensen die het archief willen inzien.
Overdracht van het archiefmateriaal
Nadat het archiefmateriaal in de archiefdepots van het Waterlands Archief is geplaatst, wordt de overdracht afgerond met het opstellen van een overeenkomst.
Archief kunt u schenken of in bruikleen geven. Bij een schenking wordt het Waterlands Archief de eigenaar van de stukken; wanneer archief in bruikleen wordt gegeven, blijft u de eigenaar.
Indien van toepassing wordt in de overeenkomst ook vastgelegd welke stukken eventueel niet-openbaar zijn vanwege privacybescherming van personen. In overleg wordt bepaald voor welke stukken een openbaarheidsbeperking zal gelden en voor hoelang. In principe zijn aan schenking en bruikleen geen kosten verbonden.